Il processo di rinnovamento che coinvolge oggi la Pubblica Amministrazione ha come principale scopo l’apertura di nuovi scenari e prospettive di miglioramento ed evoluzione del servizio pubblico, un rapporto più trasparente tra le istituzioni ed i cittadini, lo snellimento delle procedure amministrative, grazie anche all’utilizzo, regolato da normative in materia, delle migliori tecnologie informatiche disponibili. Su questo fronte, l’AIPA (Autorità Informatica Pubblica Amministrazione), istituita nel 1993, ha il compito di supportare questo cambiamento nel settore pubblico, definendo regolamentazioni e norme tecniche relative alle tecnologie informatiche e, in particolare, alle modalità di archiviazione e lettura del documento elettronico. Com’è ormai risaputo, il documento elettronico può essere definito come supporto contenente contenente informazioni leggibili da macchine, in contrapposizione a quelli leggibili dall’uomo. Un insieme di documenti elettronici o records viene più solitamente detto file, termine che viene usato insieme ad altri per denotare il mezzo di archiviazione fisica con cui viene registrata l’informazione. Si possono avere files su disco, su nastro o altri supporti fisici, quali i CD Rom, Worm, DVD, ecc.